03.02- Definir horários para reservas

Defina os horários que os espaços poderão ser reservados e o valor a ser cobrado.

  1. Clique sobre “Recursos e Lazer”.
  2. Escolha o espaço que deseja definir o horário através dos botões “Próximo registro” ou “Registro anterior” localizados na parte superior da tela.
  3. Selecione a aba “Reserva” na parte superior da tela.
  4. Clique em “Definir horários de reservas” na parte inferior da tela.
  5. Clique sobre a hora que a reserva vai começar e em seguida preencha a janela que abrirá e em:
    • Dia – selecione o dia que pode ser reservado.
    • Início – selecione o início do horário de reserva.
    • Tempo – defina o tempo que o espaço ficará sob reserva.
    • Situação – defina a situação do espaço, se está liberado, bloqueado, suspenso, especial.
    • Ao finalizar, clique sobre “Gravar”.

5.3- Criando ata da votação

 A ata é um registro escrito sobre todos os acontecimentos e assuntos debatidos durante a votação. É criada automaticamente, no fim da votação, e pode ser modificada de acordo com a necessidade do operador do sistema.

  • Clique no item “Consultas e Votações”.
  • Identifique a votação que deseja criar a ata e clique em “ver”.
  • Selecione a aba “ata”.
  • Deixe o campo “Ata da reunião” em branco para gerar a ata automaticamente.
  • Para acrescentar informações à ata, utilize o campo “Ata da reunião”.
  • Clique sobre o botão “imprimir”.
  • A ata aparecerá para conferência, então basta imprimi-la.

5.2- Registro de votações presenciais

Após a criação de uma votação online, é possível  fazer o registro e controle de votações feitas presencialmente. Para isso, é necessário preencher a aba “Presentes”.

  1. Clique em “Consultas e Votações”
  2. Selecione a votação que deseja no campo abaixo clicando em “ver”.
  3. Selecione a aba “Presentes” e preencha os campos.

Preencha os campos:

  • Título – Aparecerá automaticamente.
  • Tipo – Aparecerá automaticamente.
  • Número – Aparecerá automaticamente.
  • Local de realização – Defina o local que irão se dirigir para realizar a votação.
  • Início da votação – Defina a data de início da votação presencial.
  • Fim da votação – Defina a data final da votação presencial.
  • Registre quem vai votar – Clique duas vezes sobre o campo na parte inferior da tela e registre todos que comparecerem para votar. Clique em “incluir” para adicionar cada pessoa.

*Para registrar os votos dos presentes, vá para a “aba dados” e clique sobre o item da votação, em seguida clique sobre “registrar votos dos presentes”. Aparecerá uma tela para registrar os votos  dos presentes.

02.2 – Ativação dos cartões

A vinculação de cartões só pode ser feita após a aprovação do cadastro. Para efetuar o cadastramento siga os seguintes passos:

  1. Para ativar os cartões anote o número após o “W:” escrito no verso do cartão:Posição do código
  2. Após anotar este número acesso o sistema, e no cadastro de “Pessoas” localize a pessoa que vai receber o cartão.
  3. Na aba “Unidades associadas”, localize a unidade que ele está vinculado e clique em “Meios de acesso”, conforme imagem:Unidade associada
    • Se ele não tiver unidade associada, faça a associação antes.
  4. Na tela que se abre clique sobre “Editar” (Ícone de um lápis na barra superior), e no campo “Tag NFC” informe o número do cartão, depois clique em “Gravar”:Informando o número do cartão.
  5. Pronto! Cadastro realizado.

5.1- Criando Votação

Para criar votação: 

  1. Selecione o item “Consultas e Votações”.
  2. Clique em “Nova votação”.
  3. Preencha a aba “Dados básicos”.
    • Nesta aba serão colocadas informações importantes sobre a votação.

ABA DADOS BÁSICOS

Preencha os campos:

  • Condomínio – Selecione o condomínio que participará.
  • Subcondomínio – Selecione o subcondomínio que terá acesso a votação.
  • Votação virtual – Selecione para que a votação possa ser feita pelo aplicativo.
  • Título – Dê nome para a votação.
  • Tipo – Escolha o tipo, ex.: Consulta, Avaliação, Votação.
  • Público – Escolha quem poderá participar, ex.: Todos, Unidades, Conselheiros, Presentes.
  • Número – Defina o número da votação em questão.
  • Edital – Preencha com informações gerais sobre a votação em questão.
  • Publicar em – Selecione quando a votação será publicada para os condôminos.
  • Início da votação – Selecione o começo automático da votação no aplicativo (a partir desta data o condômino poderá votar).
  • Fim da votação –  Selecione o fim automático da votação (nesta data a votação será encerrada e não serão permitidos mais votos).
  • ITENS A SEREM VOTADOS – Clique duas vezes sobre esse campo e preencha o item que será votado e suas possíveis respostas. Após concluir, clique em “Gravrar”.
  • Para finalizar, clique em “Gravar” na parte superior da tela.

*A publicação da votação será feita na data escolhida e estará aberta para votação durante o período estabelecido nas datas de início e fim da votação.

4 – Financeiro

Aqui é possível lançar registrar as movimentações financeiras e lançar suas respectivas notas. Cadastre os tipos de lançamentos que deseja fazer e em seguida faça o registro que deseja.

Tipo de Lançamento

Cadastre os tipos de lançamento que deseja para que possa seleciona-lo quando for fazer algum lançamento financeiro.

  • Clique em “Tipo de Lançamento”.
  • Clique em no botão “Incluir”, na parte superior.
  • Em “Descrição”, dê nome ao tipo de lançamento. Ex.: Conta de Água.
  • Defina uma sigla no campo “Sigla”.
  • Selecione o tipo de lançamento (receita, despesa ou ambos), clicando na seleção do campo “Tipo”.
  • Para finalizar, clique em “Gravar”.

Plano de Contas

Depois de cadastrar os tipos de lançamento, organize o plano de contas. Nele é possível cadastrar uma espécie de subitem do que se está lançando, por exemplo: se quiser lançar uma nota de conta de água, cadastre em plano de contas “Contas de Concessionárias”, pois o fornecimento de água é feito por uma concessionária.

03.2- Reserva dos Espaços

As reservas dos espaços cadastrados do condomínio podem ser feitas através do ítem “Recursos e Lazer” .

  • Escolha o espaço que deseja reservar através do botão “Próximo registro” e se desejar voltar, ir para o último ou primeiro registro, clique nos seus respectivos botões.
  • Clique sobre a aba “Reserva”.
  • Clique no botão “Nova Reserva”.
  • Preencha, selecionando os campos e, se for preciso, faça observações no campo destinado a elas.
  • Confirme a reserva através do botão “Confirmar reserva”.
  • Verifique a mensagem que aparecerá na tela, ela indicará se a reserva foi realizada com sucesso ou se precisa ser feita alguma correção.

03.01- Cadastro dos espaços

Selecione o item “Recursos e Lazer” e através das abas faça o cadastro. Siga as instruções abaixo:

Abas:

Cadastro – Clique em “Incluir” (parte superior da tela) e realize o cadastro do espaço disponível para o lazer dos moradores do condomínio, preenchendo e selecionando os campos disponíveis na tela.

Instruções – Descreva as instruções de uso do espaço de acordo com as normas estabelecidas pelo regimento do condomínio.

Reserva – Nesta aba, determine instruções de reserva, escolha opções de agendamento, dias, horários e valores.

  • Determine se o espaço está disponível para agendamento – selecionando “Agendável”.
  • Defina horários das reservas – clicando sobre “Deifinir horários de reservas”.

Horários – Especifique dia, abertura, fechamento, se o espaço está ativo e limite de convidados, através do botão “incluir”.

Vistorias – Registre e agende vistorias do espaço através do botão “Incluir”.

Localizar – Localize todos os recursos através da busca.

 *Somente após efetuar o cadastro dos Recursos, será possível efetuar reservas dos mesmos.

01.01 – Aprovando/Revisando os cadastros

 

Aprovando/Revisando os cadastros

  1. Acesse o sistema online com o seu usuário e senha;
  2. Observe na tela principal o número de cadastro pendentes;

    Pré-cadastro
    Pré-cadastro
  3. Caso haja algum cadastro pendente de aprovação acesse esta tela;
  4. Será exibida uma grade com os últimos cadastros, com a seguinte legenda de cores:
    • BRANCO – Não avaliados/pendentes.
    • VERDE – Já aprovados;
    • VERMELHO – Rejeitados;
    • AMARELO – Aguardando correções;
    • CINZA – Duplicado.
  5. Selecione um registro pendente, revise os dados informados observando sempre:
    • A – Nome completo;
    • B – Documentos: CPF, RG;
    • C – E-mail, será usado para enviar a liberação;
    • D – Número(s) do(s) telefone(s);
    • E – Foto, confrontar com a idade;
    • F – Unidade associada (É essencial que esteja certa);
    • G – Tipo de vinculo (Morador, Proprietário, Locatário, …);
    • H – Permissões de emitir convites e votar;
    • I – Outras pessoas já aprovadas ou pedentes para esta unidade;
    • J – Resposta que será enviada por e-mail;
    • K – Resposta/Solicitação de correção enviada anteriormente (se houver);
    • L – Anotação da última revisão.Validação do cadastro
  6. Após revisar o cadastro informe uma resposta e clique em um dos botões de ação, o usuário será notificado por e-mail:
    • Aprovar – Caso o cadastro esteja correto;
    • Solicitar correções – Se houver algum erro que precise ser solucionado, ou se o cadastro estiver incompleto (sem foto, sem CPF, ou outra informação relevante);
    • Rejeitar – Caso o cadastro esteja errado.
  7. Se o cadastro for aprovado será gerado automaticamente um protocolo para ativação do usuário no aplicativo.

02 – Pessoas (Moradores, Funcionários, Fornecedores, Visitantes, …)

Permite cadastrar e localizar pessoas, incluindo moradores, funcionários e prestadores de serviços.

ABA CADASTRO

  • Clique no botão “Incluir” (localizado em cima das abas).
  • Preencha os campos com os dados da pessoa que deseja cadastrar.
  • Selecione a foto no espaço reservado.
  • Clique em “Gravar” para salvar as informações.

* A opção “Fornece ou prestador de serviços” só deve ser marcada, se a pessoa for prestadora de serviço.

*O cadastro só possuirá senha se a pessoa que está sendo cadastrada for funcionário ou prestador de serviço com acesso aos recursos do Acesso Inteligente.

*Os botões localizados em cima das abas permitem editar e verificar os cadastros.


ABA UNIDADES ASSOCIADAS

Nesta aba, as unidades associadas ao registro aparecerão no campo abaixo. Para vincular a pessoa à unidade, volte para a página inicial e clique em “Liberar acesso”, preencha os campos e clique em “Vincular”.


 ABA VEÍCULOS

Permite cadastrar o veículo da pessoa.

  • Clique em “Incluir” (botão próximo ao campo em branco).
  • Preencha os campos relacionados ao veículo.
  • Clique em “Ok” para salvar as informações.

*Os botões próximos ao campo, permitem editar as informações do veículo.


ABA ENDEREÇO

Permite registrar o endereço da pessoa cadastrada.

  • Preencha os campos .
  • Clique em “Gravar” para salvar as informações.

ABA LOCALIZAR

Permite localizar o cadastro através dos dados da pessoa cadastrada.

  • A tela exibirá os campos para colocar os dados.
  • Selecione o campo que preferir, ex.: nome.
  • Preencha e aperte enter ou a lupa “localizar” .

*Para cadastrar uma Tag NFC (cartão de acesso), clique na aba localizar, selecione a pessoa, em seguida clique “Unidades associadas” , “meios de acesso”, “alterar registro”, então digite o número da tag no campo “Tag NFC” e clique em “Gravar”.